Moderní firemní kanceláře by měly reflektovat potřeby dnešních zaměstnanců a nových způsobů práce nejen svým vybavením, ale také rozložením. V ideálním případě by se kanceláře měly dělit na čtyři základní zóny. První z nich by měla poskytovat ticho a klid pro soustředěnou práci, druhá umožňovat spolupráci mezi týmy, třetí být k dispozici pro odpočinek, relaxaci a třeba i zábavu a čtvrtá nabízet prostor pro každodenní komunikaci. Víte, kolik prostoru které zóně vyčlenit a proč?

Určitý názor pomůže utvořit jednoduchý a bezplatný online nástroj Workplace Expert, který pro tyto účely vyvinula společnost Colliers. Na základě odpovědí na jednoduché otázky dokáže firmám pomoci ujasnit si priority a strategii budoucího pracovního prostředí a poskytnout jim první návrh nového řešení kancelářských prostor včetně rozložení na zóny. Tento návrh lze pak dále rozvíjet a rozpracovat do detailu ve spolupráci s experty ze společnosti Colliers. Pojďme si ale nyní shrnout alespoň základní a obecně platné informace o jednotlivých zónách:

Tichá zóna pro soustředěnou práci

Tichá zóna pro soustředěnou práci je základem a nezbytnou součástí každé firemní kanceláře. Ať už se jedná o kreativní úkoly či zodpovědnou práci s daty, každý pracovník občas potřebuje absolutní ticho pro koncentraci. Dle studie The cost of interrupted work: More speed and stress totiž trvá přibližně 22 až 29 minut, než se začneme po vyrušení na práci opětovně soustředit stejně jako předtím. Tato zóna by měla dle odborníků ze společnosti Colliers tvořit vůbec největší část celého kancelářského prostoru - konkrétně až 35 %. Architekti a designéři ji obvykle umisťují mimo rušná místa a snaží se ji vizuálně i akusticky oddělit. Nutností je zde samozřejmě dodržení jednotných pravidel pro všechny, tedy zákaz telefonování či komunikace s kolegy.

Zázemí pro setkávání a týmovou spolupráci

Až 30 % z celkové plochy kanceláří by pak mělo připadnout prostorům určeným pro týmová setkání, workshopy či schůzky. Zejména v době pandemie se ukázalo, že ne všechny pracovní úkony lze vyřešit online a fyzický kontakt kolegů či partnerů je zkrátka potřeba. Moderní kanceláře tak dnes kladou důraz právě na zázemí pro setkávání, spolupráci a kreativitu, což je také jeden z důvodů, proč se lidé nyní do kanceláří rádi vrací. Důležitou součástí takových prostor je samozřejmě také související vybavení, vedle dříve využívaných flipchartů a tabulí jsou to dnes především digitální technologie a velké obrazovky pro online schůzky a videokonference.

Prostor pro zábavu a odpočinek

Práce v kanceláři umí být náročná jak fyzicky z celodenního sezení, tak i psychicky. Proto je důležité vytvořit zaměstnancům prostor, ve kterém si mohou alespoň na chvíli odpočinout a nabrat novou energii, například u kávy, svačiny nebo při neformálním setkání s kolegy. Takové odpočinkové zóny by měly tvořit až pětinu celé kanceláře a v prvé řadě by měly být odhlučněné, aby nebyli rušeni pracující lidé v jejím okolí. Relax prostor by měl zároveň nabídnout také určité pohodlí a komfort, například formou sedačky, křesla nebo dokonce houpací sítě. Ne všechny kreativní nápady totiž vznikají u klasického pracovního stolu. Obecně by měl mít tento prostor spíše neformální odlehčenou atmosféru, kterou mohou podpořit jak správně zvolené barvy, tak třeba i knihovna nebo zábavný prvek v podobě stolního fotbalu, u kterého si zaměstnanci mohou na chvíli odpočinout. Právě relax zóna je častým lákadlem pro nové uchazeče – řada firem totiž nabízí dokonce i soukromé posilovny, herní zóny, masážní křesla nebo spací boxy.

Místo pro nerušenou tvůrčí práci i každodenní komunikaci

Poslední zóna, věnovaná komunikaci, by měla tvořit přibližně 15 % celkové plochy kanceláří. Ať už jde o řešení pracovních záležitostí s kolegy nebo vyřízení soukromého hovoru, je vhodné využít právě tato místa. Může se jednat jak o zasedací místnosti různých velikostí, tak i o tzv. brainstormingové zóny, odhlučněné telefonní boxy nebo solitérní akustické sedačky. Jde zkrátka o prostor, kde mají pracovníci naprosté soukromí a nejsou nikým a ničím rušeni. Zároveň se však nejedná o klasické meetingové místnosti zmiňované výše, které jsou určeny spíše pro aktivní spolupráci a větší skupiny lidí.