Ještě, než začnete hledat nové firemní kanceláře, je vhodné pečlivě definovat potřeby týkající se kancelářských prostor, a to jak z hlediska technických parametrů, tak i obecnějších aspektů, jako jsou model práce, firemní kultura, požadavky na soulad s ESG a podobně. Takto definované požadavky vám umožní od pronajímatelů získat přesnější odpovědi na zadané otázky, což podstatně zjednoduší shromažďování i vyhodnocování nabídek.

Flexibilita směrem nahoru i dolů

Při uzavírání samotné nájemní smlouvy pak myslete na to, že expanze a rozvoj podnikání málokdy probíhá přesně takovým tempem a způsobem, jak bylo původně plánováno. Mnohdy se ukáže, že nasmlouvané kancelářské prostory jsou vzhledem ke skutečným potřebám příliš malé, nebo naopak velké. Nájemní smlouva by proto měla obsahovat ustanovení, za jakých podmínek je možné pronajatý prostor rozšiřovat – například doložku o přednosti stávajícího klienta před novým zájemcem. Stejně tak by smlouva měla obsahovat souhlas pronajímatele s podpronájmem části prostor, které nájemce nevyužije, třetí straně. Může se totiž ukázat, že pronajatý prostor je pro aktuální rozsah podnikání příliš velký.

Vybavení prostor

Smlouva by měla definovat i to, kdo je zodpovědný za vybavení prostor. Pokud je věcí pronajímatele, bude o tomto procesu včetně jeho harmonogramu rozhodovat sám. Donedávna bylo takové řešení pro většinu nájemců plně přijatelné, protože se tím pro ně vše zjednodušilo. V posledních dvou letech ovšem došlo k vysokému nárůstu cen materiálu i prací, proto se stále častěji stává, že si nájemce nechá finální úpravy a vybavení prostor provést od dodavatele, kterého si najme sám. Smlouva o pronájmu by tudíž měla obsahovala ustanovení, které tento trend nějak zohlední. Nájemce tak získá flexibilitu, pokud jde o rozvržení úprav i nákladů v čase, navíc tímto způsobem může v turbulentních podmínkách i podstatně ušetřit.

Nejisté provozní náklady

V době vysoké inflace a energetické krize představují klíčový aspekt nájemních smluv také provozní náklady. Proto si už ve fázi vyjednávání o smlouvě přesně specifikujte, které služby a s jakou četností poskytuje pronajímatel za předpokládanou zálohu a které vám jakožto nájemci budou účtovány dodatečně.

Pronajímatel musí mít při správě budovy samozřejmě volnost, která mu umožní zachovat její tržní atraktivitu. Na druhou stranu nájemci oprávněně očekávají, že původně nabídnutý standard bude přinejmenším zachován i do budoucna a případné zvýšení souvisejících nákladů bude finančně přiměřené. Kompromis není snadný, pomoci zde může také audit poplatků za služby. S rostoucími náklady nájemci například stále častěji požadují informace o pravidlech pro uzavírání smluv o dodávce elektřiny v budově, včetně zdrojů této elektřiny, a jasnou informaci o tom, které položky jsou cenově zafixovány v rámci poplatku za služby a které ne.

Volba je dnes běh na dlouhou trať

Na vyjednávání nájemní smlouvy si vyčleňte dostatek času. Současné složité prostředí vede totiž často průtahům. Předmětem diskuse je navíc stále více témat, nájemci se zajímají o ekologické a technologické certifikace, energetickou účinnost budov, soulad se standardy ESG nebo o kvalitu budoucího pracovního prostředí. Zatímco tedy v minulosti se doporučovalo zahájit jednání o nové nájemní smlouvě rok před koncem stávajícího pronájmu, dnes se na atraktivních trzích v největších městech Evropy tato doba prodlužuje, může jít až o 2 roky. To se navíc vztahuje na standardní prostory o velikosti 1 000 – 3 000 m². Větší firmy, které potřebují několik tisíc metrů čtverečních nebo více, by měly začít hledat nové prostory mnohem dříve.

Je samozřejmé, že v aktuálně nestabilním ekonomickém prostředí není plánování v dlouhodobém horizontu vůbec snadné. Někdy se vyplatí prodloužit stávající smlouvu, ale ani takové rozhodnutí by nemělo být provedeno automaticky, vždy je vhodné provést podrobnou analýzu a porovnat danou nabídku s podmínkami v referenčních budovách v okolí. To pochopitelně platí i v případě stěhování firmy nebo u pronájmu nových prostor při rozšiřování podnikání.

Protože rozhodnutí spojená s pronájmem jsou komplikovaná, zvažte, zda do procesu nezahrnout pomoc profesionálního poradce. Dobře vypracovaná a realizovaná strategie pronájmu kancelářských prostor se vyplatí nejen z hlediska nákladové optimalizace a rozvoje samotného podnikání, ale projeví se i ve vyšší spokojenosti zaměstnanců.

Ještě, než začnete hledat nové firemní kanceláře, je vhodné pečlivě definovat potřeby týkající se kancelářských prostor, a to jak z hlediska technických parametrů, tak i obecnějších aspektů, jako jsou model práce, firemní kultura, požadavky na soulad s ESG a podobně. Takto definované požadavky vám umožní od pronajímatelů získat přesnější odpovědi na zadané otázky, což podstatně zjednoduší shromažďování i vyhodnocování nabídek.