Workplace Advisory volně přeložené jako poradenství pro pracovní prostředí znamená, že vytváříme optimální pracovní prostředí, které podpoří firmu a její cíle a zároveň je vstřícné k potřebám zaměstnanců. Jako služba se prolíná několika obory, protože v sobě spojuje architektury, interiérového designu a to propojí s tématem lidských zdrojů a firemní strategií.

Při naší práci se potkáváme na straně klienta s top managementem, HR manažery, manažery zodpovědnými za nemovitosti, resp. kanceláře. Často jsou to také lidé pověření inovacemi ve firmě nebo přechodem na digitální technologie. A samozřejmě jsou naším partnerem také manažeři z nákupu. 

A jaké jsou klíčové aspekty tohoto komplexního poradenství?

• Space Planning: posuzujeme současné využití a design kanceláří a zda jsou v souladu potřebami firmy. To je poměrně široký pojem, nicméně dá se uvést, že často doporučujeme úpravy v prostorovém uspořádání kanceláří, úpravu nábytku nebo infrastruktury, aby lépe vyhovovaly zaměstnancům a pracovním postupům.
• Well-being: Well-being zaměstnanců je oblíbené jako nosné téma mnoha společností, ale co si pod tím představíte? Posuzujeme faktory jako je ergonomie nábytku, přístup denního světla na pracoviště, kvalitu vzduchu v kanceláři nebo úroveň hluku a navrhujeme úpravy, které přispívají ke zdravějšímu komfortnějšímu pracovnímu prostředí.
• Technologická integrace: Vzhledem k tomu, že technologie hrají klíčovou roli v moderních kancelářích, pomáháme klientům s jejich bezproblémovou integrací do jejich prostor. Většinou se to týká technologií pro online spolupráci a schůzky, zavádění bezdotykových technologií, propojení různých rezervačních a přístupových systémů a hlavně podpora bezpapírového provozu firmy.
• Spolupráce a komunikace: Tohle je mantra každé moderní společnosti a my jsme součástí procesu, kdy vytváříme prostředí, které komunikaci a spolupráci mezi zaměstnanci podpoří. Navrhneme skvělá místa pro spolupráci a setkávání, zasedací místnosti nebo ve společných prostorech místa, která podpoří interakci a sdílení nápadů. Ale ruku na srdce – spolupráce a komunikace mezi zaměstnanci jde ruku v ruce s firemní kulturou, která stojí a padá s každým zaměstnancem týmu, oddělení, firmy...
• Flexibilita: Práce odkudkoli a flexibilní pracovní doba jsou součástí pracovního prostředí a vlastně ho vytvářejí a podporují. A naším úkolem je přizpůsobit kanceláře jinému způsobu práce a podpořit základní požadavek zaměstnanců na funkci kanceláře – setkávání, produktivita nebo technologická vybavenost, kterou jinde nenajdou.
• Optimalizace nákladů: Neskrýváme jeden z častých úkolů naší práce – optimalizace nákladů firmy, optimalizace pronajímaného nebo využívaného prostoru kanceláří. Souvisí to pak s náklady na spotřebu energií nebo náklady na údržbu prostor. Nastavit optimální návratnost investice do kanceláří je v dnešní době důležité pro každou organizaci.
• Change Management: Pomáháme při řízení změn, vytváříme obsah interní komunikace, která pak pomáhá zaměstnancům přizpůsobit se novým pracovním prostorům a procesům. Tahle část naší práce je velkou podporou HR oddělení.
• Udržitelnost: Udržitelnost je stále důležitějším aspektem naší práce s pracovním prostředím. A tak i my se učíme, jak doporučit klientovi ekologické konstrukční prvky nebo postupy ke snížení ekologické stopy organizace.
• Employee Engagement: Dobře navržené a promyšleně naplánované pracoviště může přispět k lepšímu propojení mezi zaěstnanci a firmou a zvyšuje spokojenost zaměstnanců. To zase zvyšuje produktivitu a snižuje počet zaměstnanců, kteří chtějí změnit práci.
• Rozhodování na základě dat: Při našich konzultacích pracujeme s daty a analýzami - to zahrnuje online průzkumy, měření obsazenosti a modelování vhodného zónování kanceláří.

Poradenství pro pracovní prostředí je mezioborová disciplína, která vyžaduje velkou zkušenost v oboru navázaném na nemovitosti a kancelářské prostory, empatii a zároveň schopnost vyhodnocovat zmíněná data. Ale zároveň je to o neustálém vzdělávání a hledání nových informací, abychom klientovi mohli poskytnout inovativní a funkční řešení. Proto máme v týmu zkušené lidi, kteří s kancelářemi pracují více než 15 někdy i 20 let a potřeby klienta jsou pro ně čitelné v průběhu celého procesu.

- Jana Vlková, Head of Workplace Advisory and Office agency