Co je v kancelářské budově nejcennější? Nájemci. Ocenění každé nemovitosti je založeno na příjmech z pronájmu, což se promítá do její prodejní hodnoty. Nemovitost bez nájemníků přestává být pro potenciální kupce zajímavá. Prázdné kanceláře negenerují zisk, ale fixní náklady. A hledání nových nájemců je obvykle zdlouhavý proces s dalšími marketingovými a investičními náklady.

Pro nájemce zase může být náročné stěhování, a to jak na úrovni organizace, tak pro jednotlivé zaměstnance, pro něž nová adresa kanceláře znamená nutnost změnit své zvyky. Proto pokud se změnou sídla nejsou spojeny žádné konkrétní hmatatelné výhody, je pro nájemce obvykle pohodlnější a bezpečnější zůstat ve stávajících prostorách i poté, co nájemní smlouva vyprší. Majitelé nemovitostí si však musí uvědomit, že očekávání nájemců jsou dnes jiná než před několika lety a přizpůsobení jejich potřebám se stává nezbytnou podmínkou jejich setrvání a prodloužení nájemní smlouvy.

Dobrou zprávou pro obě strany bezpochyby je, že podíl renegociací, neboli přejednání nájemních smluv ve stávajících prostorách, se v posledních letech na kancelářském trhu zvyšuje, a to zejména v Praze. Mezi důvody přitom patří omezená nabídka nových objektů, vnímání renegociace jako bezpečného a nákladově efektivního řešení, prodlužující se délka doby nájmu, která je pro mnoho společností příliš zavazující a v neposlední řadě i rostoucí náklady na vybavení kanceláří.

„Zahájit jednání o prodloužení nájemní smlouvy doporučujeme až 2 roky před jejím ukončením,“ radí Radana Williamsová, senior konzultantka v oblasti kanceláří ve společnosti Colliers, s tím, že pronajímatel, který s nabídkou čeká do poslední chvíle, hodně riskuje. V té době jsou již nájemci obeznámeni s konkurenčními nabídkami a mohou se nechat zlákat vidinou nových a modernějších prostor. Každý problém ve stávajících prostorách se pak opticky zvětšuje. Pokud se nájemce nedozví o možnostech jejich vyřešení, je připraven podstoupit rizika spojená s přestěhováním.

Co nájemce očekává?

Zavádění hybridního pracovního modelu vede řadu firem k optimalizaci kanceláří a novému vymezení jejích funkčních a pracovních zón, tedy i k úpravě interiéru, snížení počtu pracovních míst či přidání nových zasedacích místností.

Zájem roste také o vybavení budovy a jejího bezprostředního okolí. Donedávna byl postoj ke kancelářím umístěným například ve víceúčelových komplexech v revitalizovaných budovách ambivalentní. Kavárny a obchody byly vnímány jako hrozba pro produktivitu zaměstnanců. Avšak dnes platí, že čím lepší vybavenost objekt a jeho bezprostřední okolí nabízí, tím lépe.

„Modernizace a vybavení budovy by měly být konzultovány i s nájemci, tedy uživateli kanceláří a společných prostor, protože je v zájmu pronajímatele budovat si image angažovaného partnera, který se na spolupráci dívá z dlouhodobého hlediska,“ říká Radana Williamsová. Potřebují nájemci více stojanů na kola a sprch pro cyklisty? Chtějí reprezentativnější vstupní halu? Zeleň kolem budovy? Prádelnu nebo snad automat na balíky? Na to neexistuje jednoznačná odpověď a záleží na individuálních preferencích uživatelů budovy. Na to vše by se měl pronajímatel ptát.

Důležitý je také samotný způsob komunikace s nájemcem, který musí být jasný a srozumitelný, a to i v technických otázkách. Nájemce nemusí mít zkušenosti se čtením architektonických výkresů. Vizualizace nebo virtuální prohlídky budovy jsou mnohem přístupnější a umožňují nájemci, aby si změny ve svých prostorách snadno představil.

Nájemní smlouvy a ESG

Za posledních pět let se zvýšila očekávání nájemců i v oblasti ESG. Při novém vyjednávání o smlouvě je třeba tento aspekt vzít v potaz. Omezit změny na minimum a ponechat na místě nábytek nebo jiné části zařízení, které jsou stále funkční, je nepochybně finančně výhodnější a zároveň dává nájemci možnost prokázat svůj zájem o životní prostředí.

To samozřejmě nezbavuje pronajímatele povinnosti zvyšovat standard budovy a postupně zavádět nová udržitelná řešení. Důraz lze klást například na podporu udržitelné dopravy v podobě nabíječek pro elektromobily či zázemí pro cyklisty nebo na systém usnadňující sběr dat pro zprávy ESG či na řešení vedoucí ke snížení spotřeby vody nebo k hospodaření s dešťovou vodou. Samotný design kanceláří pak může využívat materiály s nízkou uhlíkovou stopou, netoxická lepidla, recyklované materiály použité v interiéru a podobně. V posledních letech se požadavky velmi mění a ESG příloha nájemní smlouvy, kterou požaduje nájemce, může obsahovat desítky bodů.

Pozitivní přístup

Při každém vyjednávání se objeví problémy, u nichž se hledá kompromis jen obtížně. Pronajímatel by měl znát potřeby nájemce, snažit se je v rámci dostupného rozpočtu uspokojit a návrh nájemci atraktivně představit. K tomu je často nutná podpora kompetentního a zkušeného poradce a zahájení jednání s dostatečným předstihem. Nájemce by měl získat pocit, že na setrvání vydělá. Srovnání se zcela novými kancelářemi na novém místě by nemělo vyznít negativně.