Kanceláře a pracovní prostředí se mění bezprecedentním tempem. Celosvětově vidíme zásadní posun v tom, jak a kde pracujeme. To už je známá věc.  Ale…

Víte, jak pracovat s návratem zaměstnanců do kanceláří? Jaká jsou témata, která jim pomohou nastavit ten optimální standard hybridní práce? V dnešním newsletteru přináším několik zamyšlení a komentářů na toto téma. 

Většina firem / organizací dnes řeším jakou roli budou mít jejich kanceláře v budoucnosti. Jak zlepšit denní obsazenost kanceláří? Je nutné nastavit pravidla pro využití práce z domova? 
Při zvažování pravidel o návratu svých zaměstnancůdo kanceláří by se společnosti měly zamyslet nad tím, co jejich zaměstnance k takovému kroku motivuje.

Podle všech průzkumů, které na toto téma v posledním roce proběhly a byly publikovány, zaměstnanci proti sobě dávají na misky vah pozitivní a negativní faktory práce z kanceláře.

To, co většina považuje za pozitivní na práci v kanceláři, zahrnuje neformální kontakt a diskuze s kolegy z týmu i ostatních oddělení, společné obědy, rychlou a aktuální výměnu informací a zkušeností, technologické vybavení pro práci a ergonomii pracoviště. Faktory, které neopak zaměstnanci uvádějí jako negativní, jsou dojíždění do práce a s tím spojená ztráta času, náklady na dojíždění do kanceláře a pobyt v kanceláři (oblečení, jídlo apod.). Naopak práce z domova pro mnohé zaměstnance může znamenat zvýšené náklady na vedení domácnosti – začíná to náklady na energie a jídlo a končí třeba tím, že si lidé více objednávají zboží na internetových obchodech – jsou doma, kurýr může přijet kdykoli a je to určitá náhrada fyzického nakupování a odměna za pobyt doma. 

A proto, když firmy řeší, jak své zaměstnance motivovat k návratu do kanceláře, mohou opravdu a bezpodmínečně změnit zavedený model pracovního dne 9-to-5. Mnohé firmy s tím, již umí pracovat, ale zvlášť v našem prostředí je flexibilní model práce stále svázaný určitými pravidly. O hybridním modelu práce můžeme uvažovat trochu odlišným způsobem. 

Můžeme zaěmstnancům využít těch pozitiv, která na práci z kanceláře oceňují a zároveň eliminovat ty faktory, které jsou pro ně omezující a považují je za negativní. Znamená to, že zaměstnancům můžeme umožnit příchod do kanceláře až na pozdější dopolední hodinu, ideálně na příklad 10:00. Vyhnou se tím největší dorpavní špičce a do kanceláře dorazí v klidu a bez stresu z ranní zácpy. Jako bonus to pro mesto znamená rozložení dopravní zátěže a zlepšení kvality dojíždění do města. 

V kanceláři pak vytvoříme prostředí, které naplňuje právě ta pozitivní očekávání zaměstnanců. Pracovní prostředí podpoří setkávání mezi kolegy, místa pro setkávání a spolupráci mohou zabírat až 70% pronajatých kanceláří a pouze 30% plochy zaberou pracovní místa. Ta naopak budou vybavena nejkvalitnějšími pracovními ergonomickými židlemi, polohovatelnými stoly  a kvalitní technologií. Zaměstnanci budou mít k dispozici kvalitní audio a video vybavení v zasedacích místnostech, jednoduché a intuitivní připojení do firemních systémů a jako bonus prostorné a atraktivní prostředí pro stravování a neformální setkávání v rámci kanceláře nebo budovy. Můžeme zaměstnancům nabídnout drobné občerstvení zdarma v rámci těchto lounge prostor – např. ovoce a zelenina, káva, různé nápoje apod. nemusí to být nutně celý oběd zdarma.

A na konci dne umožníme zaměstnancům odchod z kanceláře kolem 16. hodiny odpoledne, kdy ještě není nejhustší doprava a zaměstnancům takový model umožní vyzvednout děti ze školních zařízení nebo zajít do fitka v blízkosti domova a podobně. Nedokončené úkoly a pracovní povinnosti pak mohou zaměstnanci dokončit buď později večer nebo brzy rámo z domova, každý podle vlastní potřeby. V takovém prostředí mají zaměstnanci možnost využít ty výhody, které jim hybridní model práce přináší a zaměstnavatel tak může získat loajálního a spokojeného zaměstnance. V tomto řešení znamená využití práce z domova zhruba na úrovni jednoho pracovního dne. Samozřejmě to může být i více, ale pak je to otázka efektivity pobytu v kanceláři – je např. 5 hodin v kanceláři včetně oběda efektivní? To je otázka pro manažera a stanovení limitů a pracovních úkolů.

Důležitý je v tomto modelu management založený na jasně stanovených a měřitelných pracovních úkolech a hlavně – vzájemném respektu obou stran. A mohu uvést z vlastní zkušenosti, že hybridní model vždy a bez vyjímky klade vysoké nároky na vedení lidí a roli manažera týmu. Přítomnost v kanceláři a dostupnost pro týmové kolegy je naprosto odlišná od běžného zaměstnance, ale při tom klíčová. I to je fakt, který si musí manažeři ve společnostech uvědomit a svou práci této nové roli přizpůsobit.

Jana Vlková, head of Office Agency & Workplace Advisory