Vyrostla vaše firma tak, že ji musíte přesunout do větších prostor? Potřebujete změnit lokalitu, sestěhovat své týmy z více míst do jediného nebo jste pro své lidi našli modernější a kvalitnější zázemí? Pokud se vás jedna z těchto situací týká, pak před sebou máte jeden složitý úkol, a sice stěhování. I když se obvykle říká, že je lepší vyhořet než se stěhovat, není třeba propadat panice. Při správném plánování a přípravě se dá totiž vše bez problémů zvládnout.

Schopný koordinátor klíčem úspěchu

Stěhování kanceláře vyžaduje skvělou týmovou spolupráci, kterou ovšem musí někdo vést a koordinovat. Prvním krokem celého procesu by tedy mělo být jmenování koordinátora, který by měl disponovat vynikajícími organizačními schopnostmi a pokud možno i zkušenostmi se stěhováním. K důležitým dovednostem takového pracovníka patří i komunikace, protože ta se prolíná celým procesem stěhování. Zaměstnanci, dodavatelé i pronajímatelé kanceláří musí mít přesný přehled o tom, co je čeká, kdy je to čeká a jak se mají připravit. Koordinátor by také měl být schopen reagovat na změny a případné výzvy, které se během celého procesu mohou objevit.

Datum stěhování alespoň 2 měsíce předem

Jakmile je určen hlavní koordinátor, je nutné určit datum, kdy stěhování vypukne. Je důležité zvolit takové datum, které poskytne dostatek času na komunikaci, přípravu, balení i samotné stěhování. Praxe ukazuje, že je vhodné plánovat alespoň 2 měsíce dopředu. „Od tohoto data se pak odvine celý podrobný harmonogram, který by měl obsahovat výčet všech úkolů a kompetencí a který pomůže udržet proces stěhování pod kontrolou. Nesmí v něm chybět například vytvoření plánu komunikace se zaměstnanci, vyjednávání s dodavateli, distribuce krabic na osobní věci zaměstnanců, samotné balení a následné vybalování, stěhování techniky a nábytku, organizace prvního dne v nových prostorách, zasedací pořádek v nových kancelářích a další nezbytné úkoly,“ vysvětluje Jana Beeby ze společnosti Colliers s tím, že takto podrobný plán umožní efektivnější řízení celého procesu a minimalizuje riziko nedorozumění a zpoždění.

Čím lepší komunikace, tím snazší stěhování

Komunikace je předpokladem úspěchu každého projektu, tedy i stěhování kanceláře. Zkušenosti ukazují, že čím lépe se komunikace kolem stěhování zvládne, tím lépe pak celý proces proběhne. S komunikací je potřeba začít hned, jak se stanoví datum stěhování. Zaměstnance je nejdřív potřeba informovat o procesu jako celku a následně jim každý krok včas připomínat. „Zapomenout by se nemělo ani na výčet výhod, které zaměstnanci díky přesunu do nových kanceláří získají a vysvětlení důvodů, proč se firma ke stěhování rozhodla,“ připomíná Jana Beeby a dodává: „Doporučujeme vícekanálovou komunikaci, například email, firemní messenger či skupinu na sociální síti. Nejdůležitější milníky je pak vhodné připomenout i prostřednictvím sms.“

Zaměstnanci, partneři, dodavatelé, mapy i úřady

S přiblížením data stěhování do nové kanceláře je také třeba informovat všechny relevantní osoby, firmy a instituce o změně adresy. Novou adresu totiž nepotřebují jen zaměstnanci, měli by ji znát i zákazníci, obchodní partneři a úřady. Kromě toho je nutné aktualizovat veškeré materiály a dokumenty, které obsahují adresu. To zahrnuje například vizitky, hlavičkové papíry, katalogy a další tiskoviny. Informace o nové adrese se pak musí objevit i na webu, sociálních sítích a ve vyhledávačích či online mapách. Na staré lokalitě, pokud je to možné, je vhodné umístit oznámení o změně adresy.

Prohlídky nových prostor před stěhováním pomohou v orientaci

Před samotným stěhováním je vhodné s novými prostorami seznámit jak zaměstnance, tak i tým stěhováků, aby se v prostředí dobře orientovali a vše odnášeli na správná místa. Vhodné je tedy zorganizovat komentované prohlídky a sdílet podrobné mapky nových prostor s popisem a případně i zasedacím pořádkem. Společnosti, které se rozhodly pro desk sharing a flexibilní uspořádání pak musí své zaměstnance seznámit s využitím jednotlivých zón kanceláří a se způsobem rezervace pracovních míst, zasedacích místností a dalších relevantních prostor.  

Ačkoliv se doporučuje využít služeb profesionálních stěhovacích firem, zapojení všech zaměstnanců do stěhování má své výhody. Je vhodné, aby každý zaměstnanec nesl určitou míru odpovědnosti za svůj pracovní prostor. Stanovení jasných termínů pro balení a stěhování pomůže zajistit, že proces proběhne plynule. Doporučeno je také zaměstnance informovat o způsobu označování svých osobních věcí a pracovních potřeb, což usnadní následné rozbalování a uspořádání v nových prostorách. Samotné stěhování pak lze lépe zvládnout tak, že na obou místech budou k dispozici koordinátoři. Ti budou vše sledovat, komunikovat s týmem stěhováků a řešit případné problémy, které by se mohly vyskytnout.

Zabydlení a adaptace

Po úspěšném stěhování do nové kanceláře nastává pro všechny pracovníky etapa zabydlování a adaptace. Orientaci v novém prostředí jim usnadní uvítací balíčky obsahující podrobné instrukce ohledně využívání nových kanceláří a také seznam klíčových kontaktů, na které je možné se obrátit v případě potřeby. Chybět by neměly ani informace o nastavení IT v nové kanceláři, využívání parkovacích míst či fungování recepce. Po nastěhovaní je pak také užitečné získat od všech zaměstnanců zpětnou vazbu o jejich zkušenostech a výzvách během stěhování i adaptace, aby šlo identifikovat oblasti pro zlepšení a provést úpravy.

Protože adaptace může chvíli trvat, je dobré plánovat první týdny po stěhování s ohledem na potřebnou aklimatizaci zaměstnanců. Bude jim nějaký čas (nejméně týden) trvat, než se plně zabydlí a přizpůsobí se novým rutinám. Úsilí, které všichni věnovali stěhování do nové kanceláře se ale záhy bezpochyby vrátí ve spokojenosti s novým moderním prostředím.

Change Management – stěhování bez starostí

Protože je stěhování kanceláří významnou změnou, stojí za to zvážit, zda nesvěřit celý proces odborníkům. Nabízí se služba Change Management, neboli řízení změn, která zahrnuje přípravu zaměstnanců, zainteresovaných stran a procesů na nadcházející změny a řešení jejich problémů a potřeb v průběhu celého procesu. „V Colliers můžeme klientům pomoci například řešit obavy zaměstnanců spojené s procesem stěhování, stejně jako jasně definovat důvody stěhování kanceláře, ať už je to kvůli expanzi, úsporám nákladů nebo změně obchodní strategie. Pomáháme poskytnout zaměstnancům vhodné příležitosti klást otázky a vyjádřit své pocity. Je totiž důležité zabývat se těmito obavami otevřeně a poskytnout ujištění, kdykoli je to možné,“ vysvětluje Jana Beeby, dle níž je také vhodné zapojit zaměstnance do procesu plánování nových kanceláří, do definice potřeb v oblasti uspořádání, vybavení či provozu. Toto zapojení pak může vytvořit pocit „vlastnictví“ a usnadnit přechod.