Reakce firem na zvýšenou práci z domova

Firmy krátkodobě zvažují podnájem kancelářských prostor, které v současné době nevyužívají, protože tím získají čas a prostředky na dokončení vlastní strategie změny pracovního prostředí v dlouhodobém horizontu. Jako celek budou společnosti kombinovat rozvolnění pracovních míst s větší pracovní zónou pro každé jednotlivé pracovní místo se zavedením určitého poměru sdílení pracovních míst z důvodu většího používání vzdálené práce. Výsledná plocha kanceláří, kterou bude firma využívat, bude pro každou firmu trochu jiná a bude odrážet nastavenou flexibilitu práce, vybavení pracovního prostoru, nastavení poměru pracovního místa versus místa k setkávání a podobně a nepochybně také firemní kulturu. 

Nové dispozice kancelářských prostor

V současné době je běžným standardem, že pracovní místa tvoří cca 60% užívané plochy kanceláří a zbývajících 40% slouží dalším podpůrným funkcím pracovního prostředí jako je setkávání, stravování a odpočinek. Roste podíl malých zasedacích místností s kapacitou do 6 osob a upouští se od velkých konferenčních prostor, které často neefektivně zabírají místo v kancelářích a využívají se v plné kapacitě jen několikrát do roka. Je běžné, že pro velké celofiremní schůzky (townhall meetings) se využívá například prostor společné kuchyně/lounge zóny. Takový společný prostor spojující funkci kuchyně, neformálního sezení, potkávání a relaxace vytváří dnes srdce firmy, kde se zaměstnanci potkávají napříč pozicemi a funkcemi, mohou rychle a neformálně vyřešit pracovní problémy, kvůli kterým by se jinak scházeli v dohodnutých časech, mohou strávit kvalitně čas mimo open plan nebo vyřešit telefonní hovor, kterým by jinak rušili ostatní kolegy na pracovišti. 

Změna dispozice pracovního místa

Pro rozmístění pracovních stolů se často uplatní pravidlo společenského odstupu mezi zaměstnanci (cca 1 až 1,5 metru), což má dopad na celkovou kapacitu pracovních míst v kanceláři. Některé společnosti zvažují úplně zrušit tzv. 6-ti hnízda pracovních míst v kancelářích a ponechat pouze 4-hnízda pracovních stolů v otevřeném prostoru a tím celkově rozvolnit hustotu pracovních míst v kancelářích. Nicméně k tomuto kroku se přistupuje v kombinaci se zavedením rotací týmů nebo sdílení pracovních míst mezi jednotlivými zaměstnanci tak, aby nebylo nutné navyšovat užívanou plochu kanceláří.    

Zvýšené nároky na hygienu

Firmy zavádějí různá pravidla pro úklid v kancelářích, bezpečný přístup do kanceláří (používání výtahů, schodišť apod.) a pro pohyb zaměstnanců v pracovním prostředí včetně toho, že některé firmy pokračují v používání roušek uvnitř kanceláří i přes uvolnění těchto pravidel ve společnosti. Součástí těchto pravidel jsou častější úklidy kancelářských prostor, a především jejich vybavení, ale také důraz na edukaci zaměstnanců, aby dodržovali nejen osobní hygienu, ale například po sobě uklízeli použité nádobí z prostoru tak, aby se minimalizovalo riziko přenosu viru. Pravidlo čistého stolu (clean desk policy) dostalo z důvodu COVID situace naprosto jiný impuls a důležitost.  

Opravdu bezpečné a zdravé pracovní prostředí

Vnímáme tedy ve společnostech důraz na zdravé vnitřní prostředí, což je dnes absolutně nejdůležitější faktor pro spokojenost zaměstnanců. Zdravé pracovní prostředí bude obsahovat všechny prvky, které mělo obsahovat i v minulosti, jen v současné době došlo k posunu v jejich vnímání. Součástí pracovního prostředí je nejen kvalitní vzduchotechnika a klimatizace, případně otevíratelná okna, ale správné použití zeleně v kancelářích, kvalitní přírodní materiály, které jsou součástí zařízení prostor, správné použití barev, ale také správné akustické řešení prostor, které přispívá k pracovní pohodě zaměstnanců. Tyto prvky musí být správně navrženy a kombinovány tak, aby výsledné pracovní prostředí podporovalo zaměstnance v práci a přispívalo k tomu, že se do kanceláří budou rádi vracet.   

Odpovídá Jana Vlková, ředitelka oddělení Workplace Advisory, česká pobočka společnosti Colliers International